Garantieren Sie rechtskonforme Softwarenutzung in Ihrem Unternehmen
Die rechtlichen Rahmenbedingungen und Vorgaben, die Sie als Unternehmen beachten und einhalten müssen, sind äußerst komplex. Je nach Branche und Wirtschaftsräumen, in denen Sie sich bewegen, kommen oft noch spezifische Regelungen hinzu, deren Einhaltung Sie in Audits auch nachweisen müssen.
Dabei geht es nicht nur um Sicherheitsstandards in der Produktion, sondern selbstverständlich auch um Datensicherheit – und das bedeutet: Auch Ihre Software muss die Compliance-Vorgaben erfüllen, denen Sie als Unternehmen unterworfen sind.
Was ist Software Compliance Management?
Software Compliance Management-Software ermöglicht es, in weitgehend automatisierten Prozessen sicherzustellen, dass Ihre Software alle Compliance-Regeln erfüllt und auch die Rechte- und Zugriffsvergabe auf Daten den Regelungen entspricht, die Sie als Unternehmen beachten müssen.
Mit der entsprechenden Software lassen sich der aktuelle Status Quo ebenso wie vorgenommene Änderungen so dokumentieren, dass Sie Revisor:innen und Wirtschaftsprüfer:innen lückenlos nachweisen können, wie Sie die Regelungen erfüllen. Software Compliance Management ist also ein wichtiger Bestandteil Ihres Risikomanagements.
Warum ist Software Compliance Management wichtig?
Sie tragen Verantwortung für den Umgang Ihres Unternehmens mit Kundendaten, aber auch für die Sicherheit Ihrer internen Informationen.
Regeln stets aktuell implementieren
Deshalb sind Sie verpflichtet, sich mit den entsprechenden Regelungen, Normen, Vorschriften und Gesetzen auseinanderzusetzen. Sie alle haben unterschiedliche Verpflichtungen zur Folge; Verstöße dagegen können zum Teil empfindliche Strafen mit sich bringen.
Das beginnt mit der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO bzw. GDPR) und endet noch nicht mit dem DSAG-Leitfaden für ERP-Audits in SAP-Systemen.
Je nach Branche müssen Sie womöglich HIPAA-Compliance nachweisen oder den Regeln des Sarbanes-Oxley-Gesetz (SOX) folgen; falls Sie Zahlungen von Kreditkarten abwickeln, ist die Einhaltung des Payment Card Industry Data Security Standard (PCI-DSS) von großer Bedeutung.
All diese Regelungen werden fortwährend aktualisiert, verändert und an neue Gegebenheiten angepasst. Es ist schwierig genug, im Richtlinienmanagement hier den Überblick zu behalten. Aber natürlich wollen Sie das Haftungsrisiko möglichst gering halten.
Um sicherzustellen, dass auch Ihre Software diese Regelungen erfüllt, ist es notwendig, Zugriffe und alle für die Compliance relevanten Geschäftsprozesse steuern und dokumentieren zu können.
Fehlende Standardisierung
Da die Richtlinien je nach Branche und Region sehr unterschiedlich sein können – nicht in allen Bereichen gibt es wirklich übergreifend gültige Standards –, ist es oft sehr aufwändig, Compliance für Ihre Software sicher festzustellen.
Veraltete oder uneinheitliche Software
Die IT-Systeme eines Unternehmens sind in der Regel eine gewachsene Landschaft mit allerlei Wildwuchs. Immer wieder finden sich dort Insellösungen, die seinerzeit aus guten Gründen angeschafft wurden, sich nun aber nicht mehr gut anbinden lassen oder schlicht veraltet sind.
Gerade diese Lösungen müssen gründlich auf Compliance geprüft werden – und dazu gehört auch, ob die Datenübergabe an neuere Systeme ohne Risiken umgesetzt wurde oder werden kann.
Wie hilft Identity & Access Management bei Software Compliance Management?
Geeignete Tools zum Identity & Access Management (IAM) sind wichtige Bausteine, um Software Compliance herzustellen und zu sichern. Wenn geprüft wurde, dass die Software und IT-Systeme grundsätzlich den Compliance-Anforderungen genügen, sorgt die automatisierte Rechte- und Zugriffskontrolle dafür, dass die entsprechenden Regelungen auch im täglichen Betrieb eingehalten werden.
Die wesentlichen Vorzüge daran, Ihr Software Compliance Management-System mit IAM zu kombinieren:
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Automatisierte Compliance-Prozesse: Durch zentral festgelegte, automatisch umgesetzte Schritte im On- und Offboarding (User Provisioning) und Zugriffsverwaltung vergeben Sie Rechte an Ihre Mitarbeiter klar nach Verantwortlichkeiten und reduzieren so die Möglichkeiten für menschliche Fehler – bei minimalen Kontrollkosten.
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Zentralisierte Verwaltung, allgemeine Standards: Die zentrale Verwaltung von Zugriffsrechten und Verhaltensregeln ermöglicht es, Compliance-Regeln konsistent für alle Systeme, Abteilungen und Anwendungen umzusetzen. Diese Funktionen erlauben es, unternehmensweite Standards auch dann durchzusetzen, wenn ganz unterschiedliche Softwaresysteme von verschiedenen Anbietern im Einsatz sind.
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Sichtbarkeit und Sicherheit: Zentrale IAM-Lösungen ermöglichen es, den Status Quo der aktuellen Maßnahmen ohne Zeitverzögerung sichtbar zu machen. Die Systeme können die Aktivitäten der Nutzer überwachen und bei problematischen Verhaltensweisen automatische Warnungen aussenden. So lassen sich bei Problemen oder Konflikten sofortige Gegenmaßnahmen einleiten – bei Bedarf auch automatisiert.
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Dokumentation und Reporting: Mit einem IAM-System lässt sich stets der aktuelle Compliance-Status abfragen und dokumentieren. So sind Sie für Revisionen und Audits stets bestens gerüstet – und stoßen insgesamt seltener auf Probleme!