SAP-Lizenzaudits - vermeiden Sie unnötige Kosten

Warum führt SAP Lizenzaudits durch?

Lizenzaudits sind eine legitime Geschäftsaktivität. Die primäre Funktion eines Lizenzaudits ist es, sicherzustellen, dass die Kunden die von ihnen genutzte Software lizenziert haben und die lizenzierte Software nicht über das lizenzierte Maß hinaus nutzen. Wo dies der Fall ist, hat SAP sicherlich das Recht, zusätzliche Lizenzgebühren zu verlangen. Die Verwendung nicht lizenzierter Software ist technisch gesehen Software-Diebstahl. In der Regel handelt es sich bei der Unterlizenzierung aber um ein Versehen und nicht um eine absichtliche Vermeidung von Lizenzgebühren.

Software-Lizenzaudits sind auch eine wichtige Einnahmequelle

Software-Lizenzaudits waren und sind eine wichtige Einnahmequelle für alle großen Softwarehersteller. In der heutigen Wirtschaftslage greifen alle großen Softwarehersteller auf Lizenzaudits zurück, um neue Lizenzeinnahmen zu erzielen.

Auch die SAP-Audit-Saison steht kurz bevor. SAP-Lizenzaudits stehen typischerweise im 4. Quartal an, hauptsächlich im Oktober und November, so dass SAP-Kunden in den nächsten 3 Monaten mit einem weiteren Anstieg der Lizenzaudit-Aktivität rechnen können. Es ist daher von entscheidender Bedeutung, dass SAP-Kunden die Risiken verstehen und proaktive Schritte unternehmen, um die Lizenz-Compliance in ihrem Unternehmen zu gewährleisten.

Wieso kann SAP zusätzliche Lizenzgebühren verlangen?

Verwirrende Lizenzierungsrichtlinien, vage formulierte Metriken, Definitionen oder Nutzungsrechte sorgen dafür, dass zusätzliche Lizenzgebühren verlangt werden können. Dazu kommt die bekannte indirekte Nutzung. Im April 2018 hat SAP ein neues Lizenzmodell ankündigt. Mit diesem kann SAP künftig bei seinen Kunden automatisch auch eine mögliche „indirekte Nutzung“ des SAP-Systems mit vermessen.

Welche Arten von SAP-Lizenzaudits gibt es?

Bei SAP gibt es zwei verschiedene Arten von SAP-Lizenzaudits: die jährliche Selbsterklärung und das Enhanced License Audit (ELA). Die jährliche Selbstdeklaration basiert auf der kundeneigenen Konfiguration der Systeme und der Zuordnung der Lizenzen. Kunden verwenden die License Audit Workbench (LAW) von SAP, um Nutzungsdaten zu sammeln und zur Überprüfung an SAP zu senden. Nur ein bestimmter Teil Ihres SAP-Bestands fällt in den Geltungsbereich der Selbsterklärung und SAP kann nur die bereitgestellten Daten überprüfen.

Bei einer ELA hingegen fragt SAP die Nutzungsdaten selbst ab und schickt oft qualifizierte Auditoren vor Ort, um bestimmte Konfigurationen und Datentabellen zu überprüfen und sich ein eigenes Bild von der Softwarenutzung und den Lizenzanforderungen zu machen. Mit einer ELA werden alle SAP-Produkte erfasst, so dass latente, bisher unentdeckte Compliance-Probleme schnell an die Oberfläche kommen und echte finanzielle Risiken verursachen können.

Was bedeutet das im Detail?

Eine einfache Veranschaulichung des Unterschieds ergibt sich aus der Bewertung der Benutzerlizenzierung. LAW zeigt SAP nur, wie ein Kunde Benutzer lizenziert hat, was durchaus mit dem Bestand übereinstimmen kann. Eine tiefgreifende Analyse der Transaktionsnutzung und/oder der zugewiesenen Berechtigungen zeigt jedoch, wie die Benutzer hätten lizenziert werden sollen. Wenn Kunden es versäumt haben, zu optimieren oder gemäß ihren Verträgen zu lizenzieren, können schnell Compliance-Lücken entstehen und die Lizenzkosten können erheblich sein.

Wie kann ich mich vor einem negativen Lizenzaudit schützen?

Stellen Sie sicher, dass Sie die Software License Compliance, also die Vertragsbedingungen, einhalten. Vermeiden Sie Unterlizenzierungen, indem Sie regelmäßig Lizenzvermessungen durchführen. Neben der Unterlizenzierung sollten Sie ebenfalls die Überlizenzierung vermeiden, denn diese kann ebenfalls kostspielig werden. Deshalb ist es wichtig, dass das verfügbare Lizenzvolumen optimal ausgenutzt wird.

Welche Werkzeuge bietet die SIVIS?

Die SAP-Lizenzierung in den Griff zu bekommen, kann durch den Einsatz eines Tools wie dem SIVIS License Manager leicht gemacht werden. Der SIVIS License Manager gibt Ihnen die komplette Kontrolle über Ihre SAP-Lizenzen. Optimieren Sie Ihre Lizenznutzung, vermeiden Sie Über- und Unterlizenzierung und sparen Sie Zeit und Geld bei der jährlichen SAP-Lizenzvermessung. Der SIVIS License Manager wird ständig weiterentwickelt und gehört zu der innovativsten Software im Bereich SAP-Lizenzmanagement.

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