Identity und Access Management (IAM)
Benutzerkonten und Zugriffsrechte zentral, effizient und zuverlässig verwalten
Als man den Einlass ins Unternehmen noch an der Pforte kontrollieren konnte, war es leichter, den Zugang und die Berechtigungen aller Mitarbeitenden zu kontrollieren. Das digitale Zeitalter, flexible Arbeitsmodelle und die direkte Einbindung von Außendienstlern bringen da neue Herausforderungen mit sich.
Ihre Systeme werden nun aus dem Home Office, aus dem Zug, am Flughafen oder während eines Gesprächs im Büro des Kunden aufgerufen. Selbstverständlich möchten Sie, dass Ihre Mitarbeitenden in diesen Situationen auf alles zugreifen können, was sie für ihre Arbeit benötigen – ohne dass Sie sich Gedanken darüber machen müssen, ob auch dem neuen Kollegen alles zur Verfügung gestellt wurde.
Die technische Lösung, die all das möglich macht, heißt Identity & Access Management (IAM) oder Benutzer- und Zugriffsverwaltung.
Was ist Identity und Access Management?
Ein IAM-System verwaltet die Benutzerkonten für alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens und sorgt dafür, dass jeder Benutzer auch über genau die Rechte, Lizenzen und Möglichkeiten verfügt, die er für seine Arbeit benötigt. Aus Sicht der IT verbindet es also Identitätsverwaltung und Berechtigungsverwaltung.
Welche Vorteile bringt Identity und Access Management?
Ein gutes System zum Identity und Access Management bringt Vorteile auf vielen Gebieten mit sich, die ganz konkret Arbeitszeit spart und zugleich in vielen Punkten Rechtssicherheit gewährleisten kann.
Vereinfachter Systemzugriff für alle
Ein IAM-System ermöglicht es Ihnen, den Zugang zu all Ihren Systemen über einen einzigen Login (Single Sign-On, SSO) zu organisieren. Das reduziert Frustrationen bei Ihren Mitarbeitenden, die sich keine Vielzahl von Passwörtern und Zugängen mehr merken müssen. Zugleich lässt sich so Remote Access erleichtern und klar reglementieren.
Zentrale Verwaltung von Identitäten
Benutzerkonten werden im IAM nur an einer zentralen Stelle angelegt und mit den passenden Zugangsrechten und Ressourcen versehen. Indem bestimmte Rechte an Rollen, Aufgaben und Anwendungen innerhalb des Unternehmens geknüpft werden, können diese Richtlinien zudem zentral festgelegt werden – und ggf. individuell angepasst werden, falls dies nötig ist.
Sicherheit im Fokus
Indem das IAM-System zahlreiche Einzel-Logins durch zentrale Identities ersetzt, ermöglicht dies auch optimierte Sicherheitsmaßnahmen im Single Sign-On-Verfahren. Starke Passwörter und Zwei- oder Multi-Faktor-Authentisierung (2FA/MFA) gehören natürlich zum Standard, durch Methoden wie z.B. Risk-based Authentication (RBA) und User Behavior Analytics (UBA) lassen sich aber weitere Faktoren einbeziehen. Durch die Zentralisierung besteht zuverlässig die Möglichkeit, den Sicherheitsstandard bei allen Systemen gleichermaßen auf dem höchstmöglichen Niveau zu halten; das Absichern einzelner Zugänge entfällt.
Automatische Bereitstellung
Rechte werden nach Rollenzuweisung automatisch vergeben – und können auch automatisiert wieder entzogen werden, etwa wenn jemand das Unternehmen oder eine Abteilung verlässt. In diesen Fällen können natürlich auch Benutzerkonten automatisch deaktiviert und nach festgelegten Zeiten gelöscht oder archiviert werden (Identity Lifecycle Management). Für die Mitarbeitenden in der IT bringt das IAM-System vor allem den Vorteil, dass viele immer gleich wiederkehrende Abläufe automatisiert werden können.
Externe Nutzer einbinden
Auch externe Nutzer, zum Beispiel Freelancer oder Consultants, können innerhalb Ihres Systems durch das IAM eigene Identitäten erhalten – mit streng limitierten Rechten und Zugriff auf genau die Ressourcen, die unbedingt für ihre Arbeit notwendig sind. Und nach Ende der Zusammenarbeit werden sie automatisch abgemeldet, ihre Zugänge deaktiviert.
Steigerung der Produktivität durch Kollaboration
Der zentral gesteuerte Zugriff auf Daten und Ressourcen macht es leichter, auch die gemeinsame Arbeit an Dokumenten und Datenbanken sicher zu gestalten. Ein gutes IAM-System gewährleistet sicheren Datenaustausch und erlaubt es, geeignete Software für die Remote-Zusammenarbeit zu integrieren.
Einhaltung von Compliance-Regeln
Die zentrale Verwaltung von Identitäten und Ressourcen macht es leichter, die Umsetzung von Compliance-Regeln zu kontrollieren und durchzusetzen; darüber hinaus lässt sich so für notwendige Audits sicherstellen, dass alle notwendigen Informationen zentral dokumentiert werden können.
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Welche Probleme löst Identity und Access Management?
Mit einem IAM-System lassen sich eine ganze Reihe von Herausforderungen lösen, die bei der manuellen und dezentralen Erstellung von Benutzerkonten und Verwaltung von Zugriffsrechten in jedem einzelnen System regelmäßig anfallen:
- Inkonsistenter Benutzerzugriff: Ohne IAM-System müssen Sie manuell dafür sorgen, dass alle Nutzer die notwendigen Zugriffsberechtigungen für ihre Arbeit haben. Wenn dies (zum Beispiel nach Neueinstellung, Versetzung oder Beförderung) nicht gelingt, haben sie womöglich Zugriff auf mehr Daten und Applikationen, als sie sollten (ein mögliches Sicherheitsrisiko!) oder müssen erst darauf warten, dass ihre Berechtigungen aktualisiert werden.
- Passwort-Management: Benutzer müssen nicht mehr für jedes System ein eigenes Passwort vergeben, die Authentifizierung kann zentral erfolgen.
- Compliance und Audits: Bei einzeln und manuell vergebenen Rechten besteht stets das Risiko, dass die notwendigen Compliance-Anforderungen nicht immer und konsequent umgesetzt werden. Auch ein Audit bestehender Rechtevergaben ist aufwändig, wenn diese nicht an zentraler Stelle kontrolliert werden können.
- Onboarding und Offboarding: Wenn für neue Mitarbeitende manuell und einzeln Benutzerkonten eingerichtet werden müssen, wird gerne etwas vergessen, bleiben Rechtezuweisungen ungenau – die möglichen Problemquellen sind zahlreich. Probleme kann es auch geben, wenn jemand aus dem Unternehmen ausscheidet oder in eine andere Abteilung wechselt: Wurden da alle Berechtigungen angepasst, alle veralteten Konten gelöscht?
Der Effekt: Die manuelle Verwaltung von Benutzerkonten und Zugriffsrechten auf vielen einzelnen Systemen bindet nicht nur personelle Ressourcen in der IT, die für andere Aufgaben sinnvoller eingesetzt werden könnten. Sie ist auch für die Mitarbeitenden zeitaufwendig, anstrengend und wenig benutzerfreundlich. Mit anderen Worten: Es hindert sie daran, produktiv und effektiv zu arbeiten.